5 conseils pour choisir une caisse enregistreuse
Une vieille caisse enregistreuse avec son bruit caractéristique possède un charme indéniable, malheureusement elle manque d’efficacité, c’est pourquoi il est préférable de se tourner vers des modèles plus modernes. Application pour tablette ? Logiciel pour ordinateur ? Caisse numérique, alphanumérique ou terminal de point de vente ? En achat ? En location ? Voici 5 conseils pour bien choisir sa caisse enregistreuse de restaurant.
Caisse enregistreuse de restaurant : achat ou location ?
La première question à se poser pour l’acquisition d’une caisse enregistreuse de restaurant, c’est celle du mode d’acquisition. En effet, achat ou location, chacune des deux solutions présente des avantages et des inconvénients :
L’achat est une solution qui peut être intéressante, en particulier quand on se dote d’un système performant. Il faut néanmoins penser à prévoir un contrat de maintenance/assistance en cas de panne au-delà de la garantie et, surtout, pour un remplacement rapide en cas de panne pour ne pas vous retrouver sans caisse pendant plusieurs jours ! D’un point de vue comptable, l’achat permet un amortissement et, éventuellement, une revente à l’issue d’une durée d’utilisation à déterminer (2 ou 3 ans maximum si vous voulez pouvoir revendre le matériel à un prix décent). Pendant la durée d’amortissement, seuls les intérêts d’emprunt sont déductibles du CA (ainsi que l’amortissement, évidemment). Pensez à l’emprunt ou au financement locatif et ne piochez pas dans votre trésorerie pour vos achats de matériel, c’est préférable
La location de matériel est globalement plus chère mais préserve votre trésorerie (et votre capacité d’endettement) et intègre généralement un contrat d’assistance avec remplacement du matériel en cas de panne. Tous les loyers sont en outre des frais déductibles du CA lors du calcul de l’impôt et la solution peut permettre, en fonction des contrats, de changer régulièrement pour du matériel plus récent, plus performant, et/ou plus adapté aux évolutions de votre activité. Néanmoins, pour du matériel haut-de-gamme, la facture peut se révéler particulièrement salée.
Numérique, alphanumérique et TPV : le point sur les modèles
Soyons clair tout de suite, les caisses numériques sont désormais à bannir ! Il s’agit en effet ni plus ni moins que de grosses calculatrices améliorées et font désormais partie du passé, en particulier pour un restaurant. Les caisses alphanumériques quant à elles intègrent, comme leur nom l’indique, des touches alphabétiques notamment et permettent de choisir les modes d’encaissement, de rentrer manuellement des produits, etc. Mais ces modèles sont parfaitement inadaptés à un usage dans un restaurant. Dans un restaurant, il faut privilégier ce que l’on appelle un terminal de point de vente, qui n’est autre qu’une caisse enregistreuse perfectionnée, équipée en général, aujourd’hui, d’un écran tactile. Les terminaux de point de vente peuvent être intégrés ou modulaires (c’est-à-dire être proposés en kit ou en modules séparés) et permettent, en fonction du logiciel, d’entrer :
Vos coûts de revient et vos prix de vente ;
Vos menus ;
Vos plats et autres boissons à l’unité ;
Votre plan de salle.
Ils peuvent permettre en outre, en fonction du logiciel, d’extraire des données :
Statistiques globales journalières, hebdomadaires, mensuelles ;
Statistiques par serveur ;
Statistiques par table ;
La caisse tactile : le choix de l’efficacité
Si les caisses à touches existent encore et satisfont les restaurateurs aux petits budgets (moins de 300€), les caisses tactiles quant à elles séduisent les amateurs d’efficacité soucieux à la fois de la rapidité d’encaissement et de traitement des commandes et les restaurateurs soucieux de leur image.
Si vous optez pour une caisse tactile, nous vous conseillons de choisir un écran résistif de 15 pouces au minimum, pour un confort d’utilisation optimal.
Le logiciel : le cœur de votre caisse de restaurant
C’est finalement le logiciel qui fera la performance de votre caisse enregistreuse de restaurant : fonctionnalités, possibilités de modifications, etc. Vous devez porter une attention particulière à cet aspect de la solution qui vous est proposé.
Capacité d’extraction de la donnée pour en faire un traitement adapté ainsi que des actions correctives et d’amélioration.
Pour plus de liberté, optez pour la connectivité
L’idéal, aujourd’hui, pour une caisse enregistreuse, est d’être connectée et rapide. Les serveurs prennent commande sur tablettes ou smartphones dédiés, ces commandes sont envoyées directement, et en temps réel, en cuisine où, en plus de l’affichage sur un écran, un ticket est imprimé ; parallèlement, les données de la commande sont envoyées au terminal de point de vente pour la facturation. Voilà le rêve de tout restaurateur lorsqu’on a beaucoup de couverts à gérer.
Caisse enregistreuse de restaurant : les tarifs ?
Evidemment, ce rêve a un prix : pour un tel système, il faudra compter plus de 3 000€ (jusqu’à 6 000€ pour les plus performants) alors qu’une simple caisse alphanumérique ne coûtera que rarement plus de 500€.
En moyenne, il vous faudra compter, pour un système de caisse enregistreuse performant et moderne moderne, environ 2 000€.
Nouvelle norme fiscale NF 525. Et vous, êtes-vous à jour ?
La nouvelle réglementation des caisses enregistreuses est effective depuis le 1er janvier 2018, pour tous les systèmes informatiques servant à enregistrer les règlements des clients. Cette obligation touche notamment les restaurants et bars, pour lutter contre la fraude à la TVA, qui représentait une perte d’impôts de plus de 3 milliard d’euros par an pour l’Etat.
Caisses enregistreuses 2018, ce que la nouvelle législation va changer
Toutes les caisses enregistreuses doivent désormais être équipées d’un logiciel anti-fraude, sur lequel toutes les opérations seront tracées. Les logiciels de caisse doivent obligatoirement être attestés et certifiés NF 525, et le commerçant devra être en état de présenter une telle attestation lors d’un contrôle fiscal.
En cas d’impossibilité de présenter ladite attestation, le commerçant devra payer une amende de 7 500 € et disposera de 60 jours pour être conforme à la loi. Au-delà des 60 jours, l’amende sera renouvelable.
Ce que votre caisse devra respecter pour être conforme à la norme
Capacité à éditer des tickets de caisse ainsi que des Z de caisse avec détails et TVA.
Module de clôture de caisse quotidienne avec édition d’un justificatif de clôture.
Inviolabilité des tickets de commande (impossibilité de supprimer des tickets de caisse).
Traçage de toutes les écritures comptables (impossibilité de supprimer certaines lignes comptables).
Sauvegarde et sécurisation des tickets et Z de caisse.
Bande de contrôle permettant de relever l’ensemble des actions réalisées sur la caisse.
Accès direct aux données de surveillance : ticket, Z et bande de contrôle.
Conservation des données pendant une durée minimum de 3 et 6 ans en cas d’enquête approfondie.
Données de gestion cryptées et inviolables.
Impossibilité de recours aux systèmes de stockage par clé USB.
Pour davantage d’informations concernant la nouvelle réglementation, les Conseillers Rivalis restent à votre disposition, et sont présents pour vous aider en cas de difficultés à vous équiper.
